Perencanaan (Planning)
Pada umumnya para ahli berpendapat bahwa fungsi
manajemen yang pertama adalah perencanaan. Perencanaan merupakan fungsi dasar
atau fungsi fundamental manajemen. Fungsi pengorganisasian, pengkoordinasian,
pemberian perintah, dan pengawasan sebenarnya hanya melaksanakan keputusan
perencanaan. Dalam organisasi modern masalah perencanaan
makin mendapat perhatian karena manfaatnya bagi organisasi makin dirasakan.
Perencanaan adalah proses dasar
dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Handoko (1984)
mendefinisikan perencaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan
selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Dalam
perencanaan manajer memutuskan “apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya,
bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya”. Perencanaan adalah suatu
proses yang tidak berakhir. Hasil dari proses perencanaan adalah berupa
rencana. Hasibuan (1987) mendefinisikan rencana itu sendiri adalah sejumlah
keputusan yang menjadi pedoman untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Jadi
setiap rencana mengandung dua unsur yaitu “tujuan” dan “pedoman”. Apabila
rencana telah ditetapkan maka rencana tersebut harus diimplementasikan. Setiap
saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana-rencana mungkin
memerlukan modifikasi agar tetap berguna. “Perencanaan kembali” kadang-kadang
dapat menjadi faktor kunci pencapaian sukses akhir.
Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat
tahap atau langkah berikut ini. Empat langkah dalam perencanaan ini bias
diadaptasi untuk semua kegiatan perencanaan dan pada semua tingkatan organisasi
(Husnan, 1988; Handoko, 1984).
Langkah
1 :
Menentukan
tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan
tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau unit organisasi. Tanpa tujuan
yang jelas organisasi tidak dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien.
Langkah
2 :
Merumuskan
keadaan atau kedudukan saat ini. Pemahaman tentang posisi organisasi saat ini
dari tujuan yang ingin dicapai dan mengetahui sumber daya yang tersedia untuk
mencapai tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut
waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan organisasi saat inidianalisis,
rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut.
Langkah kedua ini memerlukan informasi yang lengkap yang terutama diperoleh
melalui komunikasi dalam organisasi .
Langkah
3 :
Mengidentifikasi
segala kemudahan (factor pendukung) dan hambatan (kendala) untuk mencapai
tujuan. Faktor-faktor internal dan eksternal, baik yang mendukung maupun yang
menghambat pencapaian tujuan perlu diidentifikasi untuk mengukur kemampuan
organisasi dalam mencapai tujuan. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,
masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang
adalah bagian yang esensial dari proses perencanaan.
Langkah
4 :
Mengembangkan
rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Pada tahap ini
manajer memilih tindakan apa yang akan digunakan untuk mencapai tujuan. Tahap
terakhir dalam proses perencanaan ini meliputi pengembangan berbagai
alternatif kegiatan untuk pencapaian
tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif
terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
Perencanaan yang mantap dana
menyeluruh adalah yang dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan “5 W + 1 H” sebagai
berikut :
-
apa yang akan dikerjakan (what will be done)
-
mengapa harus dikerjakan (why will it be done)
-
dimana harus dikerjakan (where will it be done)
-
kapan akan dikerjakan (when will it be done)
-
siapa yang akan mengerjakannya (who will do it)
-
bagaimana mengerjakannya (how will it be done)
Hasibuan (1987) mengemukakan syarat-syarat rencana yang
baik sebagai berikut :
a.
Tujuannya harus jelas, rasional,
obyektif, dan cukup menantang untuk diperjuangkan.
b.
Rencana harus mudah dipahami dan
penafsirannya hanya satu.
c.
Rencana harus dapat dipakai
sebagai pedoman untuk bertindak dan ekonomis.
d. Rencana harus menjadi dasar dan alat
untuk pengendalian semua tindakan.
e.
Rencana harus dapat dikerjakan
oleh sekelompok orang.
f.
Rencana harus menunjukkan urutan
dan waktu perngerjaan.
g.
Rencana harus fleksibel.
h.
Rencana harus berkesinambungan.
i.
Rencana harus meliputi semua
tindakan yang akan dilakukan.
j.
Rencana harus berimbang artinya
pemberian tugas harus seimbang dengan penyediaan fasilitas.
k.
Dalam rencana tidak boleh ada
pertentangan antar departemen, hendaknya saling mendukung untuk tercapainya
tujuan organisasi.
l.
Rencana harus sensitive terhadap
situasi sehingga terbuka kemungkinan untuk mengubah teknik pelaksanaannya tanpa
mengalami perubahan pada tujuannya.
Didalam organisasi
rencana-rencana disusun sesuai dengan hirarki yang sejajar dengan susunan
organisasi. Pada setiap tingkatan, rencana punya dua fungsi yaitu sebagai
tujuan yang harus dicapai oleh rencana pada tingkatan yang lebih rendah dan
sebagai adat untuk mencapai tujuan yang ditetapkan pada level yang lebih tinggi
(Husnan, 1988: 31).
Terdapat bermacam-macam
perencanaan dalam organisasi yang dapat dibedakan berdasarkan segi darimana
kita melihatnya. Dari segi jangka waktunya akan menghasilkan macam perencanaan
yang berbeda apabila dilihat dari segi substansinya, ruang lingkupnya, tingkat
prosesnya, dan sebagainya. Macam-macam perencanaan dilihat:
a. Dari segi jangka waktunya :
1)
Perencanaan jangka panjang (long range planning),jangka waktunya
lebih dari lima tahun . Perencanaan jangka panjang ini pada umumnya
diasosiasikan sebagai perencanaan strategikal yaitu terdiri dari garis-garis
besar dari pencapaian tujuan organisasi.
2)
Perencanaan jangka menengah (intermediate planning), jangka waktunya
2-3 tahun. Perencanaan jangka menengah pada umumnya merupakan penjabaran dari
perencanaan jangka panjang yang akan menjembatani perencanaan jangka panjang
dengan perencanaan jangka pendek dari organisasi yang sama.
3) Perencanaan jangka pendek (short
range planning), jangka waktunya kurang dari 2 tahun. Perencanaan jangka pendek dalam
organisasi dapat dibedakan antara perencanaan periodikal dan perencanaan
kontinyual.
b.
Dari segi substansi (bidang kerja)-nya :
1)
Perencanaan bidang kepegawaian (personnel planning)
2) Perencanaan bidang keuangan (financial
planning)
3)
Perencanaan bidang industri (industrial planning)
4)
Perencanaan bidang pemasaran, dan
sebagainya.
c.
Dari segi ruang lingkupnya:
1) Perencanaan makro yaitu merupakan suatu perencanaan
yang mempunyai ruang lingkup penggunaan nasional.
2) Perencanaan meso yaitu merupakan
perencanaan yang mempunyai lingkup yang lebih kecil bila dibandingkan dengan
perencanaan makro.
3)
Perencanaan mikro yaitu merupakan
perencanaan yang mempunyai lingkup institusional.
d.
Dari segi tingkatan prosesnya :
1)
Perencanaan kebijaksanaan (polici planning) yaitu perencanaan yang
memuat tentang garis-garis besar kebijakan saja.
2)
Perencanaan program (program planning) yaitu perencanaan yang
merupakan penjelasan dan penjabaran dari perencanaan kebijakasanaan.
3)
Perencanaan operasional (operational planning) yaitu perencanaan
yang memuat rencana mengenai cara-cara melakukan pekerjaan tertentu agar lebih
efektif dan efisien.
Manfaat perencanaan yang baik bagi
organisasi adalah untuk menjamin penggunaan sumberdaya yang tersedia bagi
organisasi secara efektif dan efisien, membantu manajer untuk menyesuaikan diri
dengan perusahaan-perusahaan lingkungan, memudahkan pengkoordinasian antar
berbagai satuan organisasi, merupakan penunjuk arah (guide) bagi anggota organisasi dalam bekerja, merupakan alat
pengendali (means of control)
kegiatan-kegiatan yang berlangsung dalam organisasi, dan meminimalkan pekerjaan
yang tak pasti. Meskipun manfaat perncanaan bagi organisasi sangat besar tetapi
perencanaan juga memiliki keleemahan. Kelemahan perencanaan yaitu perencanaan
cenderung menunda kegiatan, perencanaan mungkin terlalu membatasi manajer untuk
berinisiatif dan berinovasi, dan kadang-kadang hasil yang terbaik didapat dari
penyelesaian secara individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah
itu terjadi.
2. Pengorganisasian (organizing)
Supaya ada pengertian yang mendalam,
sebelum menguraikan arti pengorganisasian (organizing)
terlebih dahulu perlu menyelidiki asal kata organizing
itu sendiri. Organizing
berasal dari kata to organize dimana
kata ini berasal pula dari kata organ. Sedangkan kata
organ berasal dari istilah Yunani “organon”
dan istilah Latin “organum” yang
dapat berarti alat, bagian, anggota dan badan. Organ adalah suatu alat yang
digunakan untuk tindakan penting atau pencapaian tujuan. Organizing dalam manajemen merupakan fungsi kedua dimana apabila planning telah selesai dibuat diperlukan
adanya orang-orang yang melaksanakannya mengingat walaupun telah ada planning, tetapi apabila tidak ada orang
yang melaksanakannya, maka planning itu tidak ada artinya (Sukarna, 1972).
Pengorganisasian merupakan proses
penyusunan struktur organisasi. T. Hani Handoko (1990) mengemukakan bahwa struktur organisasi
disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih
efektif. Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh
kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi dan pola tetap
hubungan-hubungan di antara
fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda
dalam suatu organisasi. Dengan demikian struktur organisasi menggambarkan
mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur
organisasi, meskipun hanya menyajikan kerangka, merupakan subsistem penting
dalam sistem organisasi formal. Untuk menyusun struktur organisasi, tujuan atau
sasaran organisasi harus dirumuskan dengan jelas. Tujuan adalah hal-hal yang
ingin dicapai baik berupa materi atau non materi dengan melakukan suatu
aktifitas. Bagi organisasi, tujuan akan berperan sebagai pedoman kearah mana
organisasi akan dibawa, landasan bagi organisasi yang bersangkutan, menentukan
macam akrivitas yang akan dilakukan, dan menentukan struktur organisasi. Beberapa
variabel utama lainnya yang menentukan desain struktur organisasi yaitu :
a.
Strategi
organisasi untuk mencapai tujuannya. Berdasarkan studi
yang dilakukannya Chandler menyimpulkan bahwa struktur mengikuti strategi.
Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi
dapat disusun diantara para atasan dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi
strategi, sehingga bila strategi berubah maka struktur organisasi juga berubah.
b.
Teknologi yang digunakan. Untuk
setiap tipe teknologi ada aspek-aspek struktur organisasional spesifik yang
berkaitan dengan pelaksanaan kerja yang lebih berhasil. Perbedaan teknologi
yang digunakan, misalnya, teknologi untuk melayani klien, akan membedakan
bentuk struktur organisasi. Organisasi-organisasi yang ingin sukses harus
memiliki struktur yang sesuai dengan tipe dan tingkat teknologinya.
c.
Anggota dan orang-orang yang
berkepentingan dengan organisasi. Sikap, pengalaman, kemampuan dan cara
berpikir para anggota (manajer dan karyawan), serta kebutuhan mereka untuk
bekerjasama harus diperhatikan dalam men-desain struktur organisasi. Faktor-faktor yang ada pada manajer
seperti nilai-nilai menejerial merupakan factor penting dalam penentuan
strategi oeganisasi. Para manajer organisasi, terutama manajer puncak,
mempengaruhi pemilihan strategi secara langsung melalui preferensi mereka. Selanjutnya pemilihan strategi ini akan mempengaruhi tipe struktur yang
digunakan dalam organisasi. Struktur organisasi juga dipengaruhi secara
langsung oleh perferensi pribadi manajer terhadap berbagai tipe organisasi
tertentu, terhadap cara-cara berhubungan dengan bawahan, klien, dan manajer
lainnya, dan terhadap cara-cara pemecahan masalah. Preferensi-preferensi ini diterjemahkan menjadi
berbagai macam tipe struktur organisasi. Sikap pribadi manajer terhadap
wewenang, perhatian atau ketidakperhatiannya terhadap formalitas, dan
pengalaman-pengalaman masa lalu dengan tipe-tipe desain organisasi juga
berpengaruh terhadap perancangan struktur organisasi. Kebutuhan pimpinan dalam
pembuatan keputusan juga akan mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan
hubungan diantara satuan-satuan kerja pada desain struktur organisasi.
Faktor-faktor yang terdapat pada karyawan seperti tingkat pendidikan, latar
belakang, minatnya terhadap jenis pekerjaan tertentu juga merupakan
penentu-penentu penting struktur organisasi. Disamping itu
orang-orang atau pihak-pihak yang berkepentingan dengan organisasi (the stake holders), seperti klien,
konsumen, supplier, dan sebagainya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan
struktur organisasi.
d.
Ukuran organisasi. Besarnya
organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan organisasinya akan
mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur
organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih bentuk struktur organisasi
yang tepat.
e.
Lingkungan eksternal organisasi.
Kita bisa membedakan tiga tipe lingkungan yang melingkupi organisasi sebagai
berikut :
(1).
Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan
yang tidak diperkirakan atau tiba-tiba. Beberapa ciri lingkungan ini antara
lain, perubahan produk tidak sering terjadi, modifikasi-modifikasi dapat
direncanakan dengan baik, perubahan
hukum, politik, dan sosial yang mempengaruhi organisasi atau produk
tidak sering terjadi, dan perkembangan teknologi atau inovasi baru dapat
diramalkan. Dalam kenyataannya, lingkungan semacam ini jarang ditemui.
(2).
Lingkungan berubah (shanging
environment), yaitu lingkungan
dimana informasi mungkin terjadi dalam setiap atau semua bidang yang
telah disebut diatas, misalnya produk, hukum, politik, dan teknologi.
(3). Lingkungan bergejolak (turbulent environment). Bila para
pesaing melempar produk baru dan tak terduga ke pasaran, hukum sering diganti,
kemajuan teknologi merubah sedara drastic desain produk dan metoda produksi,
berarti organisasi berada dalam lingkungan yang bergejolak.
Burn dan Stalker mengemukakan bahwa sistem mekanistik
adalah paling sesuai untuk lingkungan stabil, sedangkan sistem organis paling
sesuai untuk lingkungan bergejolak. Organisasi dalam lingkungan berubah mungkin
dapat menggunakan kombinasi dua sistem tersebut. Sistem mekanistik berarti bahwa
kegiatan-kegiatan organisasi dirinci menjadi tugas-tugas yang terpisah dan
terspesialisasi. Berbagai sasaran dan wewenang untuk setiap individu dan sub
unit ditentukan sepenuhnya oleh para manajer atas. Kekuasaan dalam organisasi
mengikuti rantai perintah birokratik. Dalam sistem organik, individu-individu
lebih cenderung bekerja dalam suatu kelompok daripada bekerja sendiri. Para
anggota berkomunikasi dengan semua tingkatan organisasi untuk mendapatkan
informasi dan saran. Pemberian perintah kepada bawahan kurang ditekankan.
Struktur organisasi yang akan dibentuk
tentunya struktur organisasi yang baik. Agar diperoleh struktur organisasi yang
baik, pada waktu meembentuknya harus memperhatikan berbagai prinsip-prinsip
organiasai. Mengenai
prinsip-prinsip organisasi juga terdapat variasi pendapat. Seperti telah
diuraikan pada Bab II, Henry Fayol mengemukakan 14 asas atau prinsip manajemen.
Meskipun Henry Fayol menamakan keempat belas prinsip tersebut dengan “principles of management” tetapi dapat
dikatakan bahwa prinsip-prinsip yang dikemukakan oleh Henry Fayol adalah
merupakan prinsip-prinsip organisasi (principles
of organization). Sutarto (1987) mengemukakan beberapa prinsip organisasi
yaitu :
(1) Perumusan tujuan dengan jelas
(2) Departemenisasi
(3) Pembagian kerja
(4) Koordinasi
(5) Pelimpahan wewenang
(6) Rentangan kontrol
(7) Jenjang organisasi
(8) Kesatuan perintah
(9) Fleksibilitas
(10) Berkelangsungan
(11) Keseimbangan
Struktur
organisasi adalah terlalu kompleks untuk disajikan secara verbal. Struktur organisasi akan lebih jelas dan tegas kalau dituangkan atau
digambar dalam bagan organisasi (organization
chart). Sebutan lain bagan organisasi yaitu ranji organisasi atau skema
organisasi. Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi,
departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana
hubungan-hubungan diantaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya
digambarkan dalam kotak-kotak, dimana satuan organisasi yang satu dengan yang
lainnya dihubungkan dengan garis yang menunjukkan saluran wewenang dan jalur
komunikasi formal. Sutarto (1987) mendefinisikan bagan organisasi adalah gambar
struktur organisasi yang ditunjukkan dengan kotak-kotak atau garis-garis yang
disusun menurut kedudukannya yang masing-masing memuat fungsi tertentu dan satu
sama lain dihubungkan garis-garis saluran wewenang. Dari bagan organisasi dapat
diketahui hal-hal sebagai berikut : besar kecilnya organisasi, kedudukan setiap
pejabat, garis-garis saluran wewenang, macam-macam satuan organisasi yang ada,
perincian aktivitas masing-masing satuan organisasi, perincian tugas para
pejabat, dan apakah sesuatu organisasi telah menerapkan asas-asas organisasi dengan
baik. Kegunaan tersebut
dapat diperoleh secara sendiri-sendiri atau secara bersamaan.
Keuntungan
dan kelemahan bagan organisasi telah menjadi subyek perdebatan cukup lama
diantara penulis manajemen. Salah satu keuntungannya adalah bahwa karyawan dan
lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun. Manajer, bawahan dan
tanggung jawabnya digambarkan secara jelas. Bila seseorang dibutuhkan untuk
menangani masalah khusus, bagan menunjukkan tempat dimana orang itu dapat
ditemukan. Memungkinkan manajer mengetahui dengan tepat kelemahan-kelemahan
organisasi, seperti sumber-sumber potensial terjadinya konflik atau
bidang-bidang dimana duplikasi yang tidak diperlukan terjadi.
Kelemahan
atau kekurangan utama bagan organisasi adalah masih banyak hal-hal yang tidak
jelas atau tidak ditunjukkan. Bagan organisasi tidak menunjukkan seberapa besar
wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan manajerial, tidak menunjukkan
hubungan-hubungan informal dan saluran komunikasi dimana organisasi tidak dapat
berfungsi secara efisien tanpa hal-hal itu.
Dimuka
telah dikemukakan pentingnya bagan organisasi guna memperjelas dan mempertegas
struktur organisasi. Namun tidak berarti bahwa bagan organisasi merupakan
tujuan akhir dari organisasi. Dengan dibuatkan bagan organisasi tidaklah
berarti segala macam hubungan, lebih-lebih hubungan informal dapat dilihat,
aktivitas lalu berjalan lancar, semua masalah dapat terpecahkan, asas-asas
organisasi dapat berjalan dengan sendirinya, tujuan pasti tercapai, itu sama
sekali tidak. Keberhasilan organisasi tidak hanya
ditentukan oleh struktur organisasi yang telah dituangkan dalam bagan
organisasi.
Dalam sebuah organisasi, faktor yang
penting dalam masalah pengorganisasian ini adalah bagaimana kerjasama yang baik
diantara para anggotanya dapat diciptakan di lingkungan organisasi tersebut.
Kerjasama yang baik ini akan mempengaruhi motivasi kerja para pegawai dalam
organisasi tersebut, serta akan berpengaruh terhadap produktivitas kerja para
pegawai tersebut. Apabila produktivitas kerja pegawai ini dapat dipertahankan
dalam tingkat yang tinggi, maka diharapkan bahwa organisasi tersebut akan
mempunyai tingkat produktivitas yang tinggi pula.
Stoner A.F James dan R . Edward Freeman.
Manajemen edisi ke lima. University of
Virginia 1995.
Cribbin James J .Kepemimpinan Strategi
mengefektifkan organisasi.199
Tidak ada komentar:
Posting Komentar