Actuating
Pengertian
(Pengarahan / Pergerakan)
Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan
(actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi
perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek
abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan
pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.
Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa
actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa
hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan
sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga
ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.
Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating)
tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan,
dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat
melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung
jawabnya.
Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating)
ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu
jika :
1. Merasa yakin akan mampu mengerjakan,
2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut
memberikan manfaat bagi dirinya,
3. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi
atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak,
4. Tugas tersebut merupakan kepercayaan
bagi yang bersangkutan dan
5. Hubungan antar teman dalam
organisasi tersebut harmonis.
PRINSIP-PRINSIP PENGARAKAN
Pengarahan merupakan aspek hubungan
antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia
mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai
tujuan.
Dalam manajemen, pengarahan ini
bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut
berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai
tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang
berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus
berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:
a.
Prinsip
mengarah pada tujuan
Tujuan pokok dari pengarahan nampak
pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan
semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan
tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu
mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan,
struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan
kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.
b.
Prinsip
keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi
kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka
mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat
dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.
Semua ini dipengaruhi oleh motivasi
masing-masing individu. Motivasi yang
baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara
yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan
baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai
tujuan organisasi.
c.
Prinsip
kesatuan komando
Prinsip kesatuan komando ini sangat
penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana
para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya.
Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam
pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka
untuk memperoleh hasil maksimal.
Cara-cara pengarahan
Pada umumnya, pimpinan menginginkan
pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia bekerja dengan
sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di muka.
Adapun cara-ara pengarahan yang dilakukan dapat berupa:
1.
Orientasi
merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya
kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada
pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengerian
atas berbagai masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah menjalani masa
orientasi tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah yang pernah
dihadapinya. Suatu ketika mereka bisa lupa, lalai, atau sebab-sebab lain yang
membuat mereka kurang mengerti lagi. Dengan demikian orientasi ini perlu
diberikan kepada pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan
perananya. Informasi yang diberikan dalam orientasi dapat berupa diantara lain,
:
1. Tugas itu sendiri
2. Tugas lain yang ada hubungannya
3. Ruang lingkup tugas
4. Tujuan dari tugas
5. Delegasi wewenang
6. Cara melaporkan dan cara mengukur
prestasi kerja
7. Hubungan antara masing-masing tenaga
kerja, Dst.
2.
Perintah
Perintah merupakan permintaan dari
pimpinan kepada orang-orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau
mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Jadi, perintah itu
berasal dari atasan, dan ditujukan
kepada para bawahan atau dapat dikatakan bahwa arus perintah ini mengalir dari
atas ke bawah. Perintah tidak dapat diberikan kepada orang lain yang memiliki kedudukan sejajar atau orang
lain yang berada di bagian lain. Adapun perintah yang dapat berupa :
a. Perintah umum dan khusus
Penggunaan perintah ini sangat
bergantung pada preferensi manajer, kemampuan untuk meramalkan keadaan serta
tanggapan yang diberikan oleh bawahan. Perintah umum memiliki sifat yang luas,
serta perintah khusus bersifat lebih mendetail.
b. Perintah lisan dan tertulis
Kemampuan bawahan untuk menerima
perintah sangata mempengaruhi apakan perintah harus diberikan secara tertulis
atau lisan saja. Perintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama
untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari adanya salah tafsir. Sebaliknya,
perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih
besar. Biasanya perintah lisan ini hanya diberikan untuk tugas-tugas yang
relatif mudah.
c. Perintah formal dan informal
Perintah
formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan
tugas/aktivitas yang telah ditetapkan dalam organisasi. Sedangkan perintah
informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan
ajakan.
Contoh
perintah informal antara lain dapat berupa kata-kata:
“apakah tidak lebih baik bilamana
saudara menggunakan cara lain”.
“marilah kita mulai mengerjakan
pekerjaan ini lebih dulu”, dan sebagainya.
Perintah formal yang banyak dipakai
dibidang militer bersifat kurang fleksibel dibandingkan dengan perintah informal.
3.
Delegasi wewenang
Pendelegasian
wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam
pendelegasian wewenang ini, pemimpin melimpahkan sebagian dari wewenang yang
dimilikinya kepada bawahan.
Kesulitan-kesulitan
akan muncul bilamana tugas-tugas akan diberikan kepada bawahan itu tidak jelas,
misalnya kesulitan-kesulitan dalam menafsirkan wewenang. Ini dapat menimbulkan
keengganan bawahan untuk mengambil suatu tindakan. Sebagai contoh, seorang
Kepala Bagian Pembelian mengadakan perjanjian pembelian dengan pihak penyedia
(supplier) dengan wewenang yang kurang jelas itu, ia akan menanyakan kepada
pimpinan, yang jawabannya belum tentu memuaskan. Hal ini dapat diatasi dengan
membuat suatu bagan wewenang untuk menyetujui perjanjian.
Setelah
perencanaan dan pengorganisasian selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya
yang perlu ditempuh dalam manajemen adalah mewujudkan rencana tersebut dengan
mempergunakan organisasi yang terbentuk.Langkah tersebut adalah actuating yang
secara harfiah diartikan sebagai memberi bimbingan namun istilah tersebut lebih
condong diartikan penggerak atau pelaksanaan. Secara praktis fungsi actuating
ini merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerjasama diantara staf pelaksana
program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien.
Fungsi actuating tidak terlepas dari fungsi manajemen melalui bagan dibawah ini
:
- Penentuan Masalah
- Penetapan Tujuan
- Penetapan Tugas dan sumber daya penunjang
- Menggerakan dan Mengarahkan
- Memiliki Keberhasilan SDM
Robbins P. Stephens. Oranizational Behavior . New Jersey 1989
Cribbin J. James . Kepemimpinan ( Strategi mengefektifkan organisasi ). New York 1981
Tidak ada komentar:
Posting Komentar